エクセル 顧客管理で十分ですか？エクセルをwebシステムへ移行で知っておくべきこと

企業経営や店舗運営に合った顧客管理方法はどのように行えばよろしいでしょうか？
エクセルで顧客管理を行うことで本当に十分ですか？
社長１人で顧客対応を行っていれば、全て社長の頭の中で記憶し的確に顧客対応が出来るかもしれません。
しかし、複数の従業員やスタッフで顧客対応・接客を行う場合、担当者の人しか情報は管理できず、次回訪問時や電話受付時に喜ばれる対応や苦情・クレームに正確に対応できるでしょうか。

基本的には、顧客情報や対応履歴などの情報を従業員間で共有することが必要になります。
顧客情報でキャッシュカードなどセキュルティ管理を十分に行う必要がある場合は、共有よりも機密性を重視した管理方法が必要になります。
各企業や店舗に合った顧客管理方法が必要になります。

 

顧客管理方法の色々？

顧客管理の方法は色々ありますが、どのような管理方法で行っていますでしょうか。
顧客管理をエクセルで管理するのは、情報の電子化によって検索も簡単に行え、大変便利に思えます。
また、紙で管理されている方もいらっしょると思います。顧客件数が少ない場合、ノートやオリジナルのカードなどで管理することも可能です。
現在では、低価格なＰＣ用の顧客管理ソフトも普及していますので、業務や業種に合った顧客管理ソフトを利用されている場合もあります。

複数の営業拠点や複数店舗を経営されている場合、インターネット環境を利用したネットワーク対応の顧客管理システムが必要になります。
ＰＣへ専用のソフトを１台１台インストールして利用するタイプや、webブラウザを利用したweb顧客管理システムを導入するケースもあります。
システムの開発費や運用管理を考慮して、web型顧客管理システムを採用する企業が増えていると思われます。

今後も、インターネット環境が整備され法人でも、スマートフォンやiPad、タブレットの普及が予想される為、インターネット環境で利用しやすいクラウド型web顧客管理システムを導入する企業が増えると思われます。

 

どのように顧客情報を活用するのか？

顧客情報を活用する方法は、企業や店舗などによって変わってくると言えます。
１回の商談が多くリピート率が少ない場合は、新規のお客様を獲得する顧客管理方法が必要になります。問い合わせがあったのか見積依頼があったのかなどを管理し、成約に結びつける商談履歴が必要になります。アフターフォロー情報を管理し紹介の推進を計る方法もあります。
また、ヘアーサロンなど施術情報など履歴を管理し、次回訪問時の接客品質の維持・向上に必要な対応履歴管理が必要になる場合もあります。
自社に必要な管理項目や管理方法を十分検討し、管理・活用することで商談成立やリピート率を左右すると思います。

 

クラウドでエクセル 顧客管理をweb化するメリットは？

顧客情報を従業員間で共有することを目的にする場合、ＰＣ１台で使用するエクセルや顧客ソフトでは、十分な成果は期待できません。
その様な管理方法を選択した場合、情報の共有化が計られずに、成約の向上やリピート率の向上の成果を上がることが少なくなります。

自社内で、営業所や店舗間を専用線で結び、閉じられたネットワーク環境を構築することも可能ですが、ネットワーク機器の購入や専用線の月額使用料金及び、専門技術者の確保など多くのハードルを越える必要があります。中小規模の企業ではそのような事から導入を見送るケースも見受けられます。

しかし、クラウドを活用することで企業の規模に関係なく、エクセルで管理していた顧客情報や他の情報を、web化しwebシステムとして利用することが可能となりました。ネットワーク機器やサーバー機器を購入する必要もなく、高額な専用線の利用料金も不要です。

インターネット環境があれば、僅かな初期費用と月額料金でエクセル顧客管理をweb化しwebシステムとして従業員間で顧客情報を共有することが可能です。しかも、データベースは２重化、毎日自動バックアップ、データベース情報の暗号化、万が一障害時はデータベースを自動切り替えし自動復旧してくれます。通信も安心なＳＳＬ（暗号化）通信で利用できます。