会議室の予約について

会議室の予約受付電話の確認内容は、最初に会議室の使用日時、利用人数、会議室の大きさ、予約者名ではないでしょうか。

これだけなら、片手に受付電話、もう一方の手には、メモ用紙があれば事足ります。

しかし、実際には、これだけでは予約電話は完了しないのでは？

他にも、確認する事がたくさんあるからです。

それは、会議室利用時に使用する備品があるからです。

例えば、ホワイトボードの使用の有無、マジックペンの色や本数、プロジェクターやDVDプレーヤーの使用の有無、レーザーポインターやマイク、更には演台等々。

加えて、各々の使用料金。宿泊施設を備えている施設では、宿泊数はチェックアウトの日時等を予約受付担当者は、確認する必要があります。

この予約受付電話一本に付き、一体どれくらいの時間を費やす事でしょうか。

もちろん、予約が成立すれば、その予約された会議室は、予約済みとし、使用される備品等は、使用可能数から減少させなければなりません。

予約済みの会議室だからと言って、その時間に会議が終了するとは限りませんし、会議延長の可否についても、予め先方へは伝えておかなければなりません。

こんな時間を要する予約受付業務ですが、弊社の予約システムを使えば、システムが予約業務を自動で行ってくれます。

会議室を予約したい会社の担当者は、システムにアクセスします。

使用日時や利用人数を考慮の上、まだ予約されていない会議室を選んで予約すればよいのです。

また、使用する備品の一覧から、使用するものを選んで数量を入力します。

そうする事によって、使用したい目的の会議室と会議時に使用する備品も予約出来るのです。

勿論、会議室や備品の使用料金も合わせて、確認出来ます。

お客様が予約した会議室は、システムが自動的に予約済みと処理してくれます。

このことにより、予約担当者は煩雑な予約業務から、解放され別の業務にも力を入れられる事になるのです