勤怠管理
従業員の出勤退勤時間の管理は、意外に大変です。
従業員の人数が少ない場合そうでもないと思いますが、拠点が多かったり勤務形態が複数ある場合はやはり大変です。
エクセルファイルで、勤怠管理を実施する企業も多いいと思います。
通常のタイムカードから比べれば、勤務時間の集計など自動で行いますので集計時間の短縮になります。
そこで、無料で使用できるクラウドタイムカードシステムをご紹介します。
＜機能概要＞
1.ＰＣ・iPad/iPhone/AndroidのＷＥＢブラウザから管理ができます。
2.ＰＣ・iPad/iPhone/AndroidのＷＥＢブラウザから勤怠情報の打刻ができます。
3.Android専用アプリとＰＣ専用ソフトから勤務情報の打刻ができます。
4.出勤・退勤時間を丸めて、自動集計します。
5.クラウド型システムのため、勤務情報はリアルタイムに集計し残業時間など従業員・全社状況を確認できます。
6.記録済みの勤務情報の変更防止する承認機能付きです。
7.エクセルによる勤務表の出力機能
8.給与システムへ取り込めるＣＳＶファイルの出力も可能です。
機能制限はありますが、無料からクラウドタイムカードシステムをご利用いただけます。
ＷＥＢ勤怠管理システムの導入により、タイムカードによる不正打刻や代理打刻などの記録の改ざんを防ぎ、より正確な勤務実態を把握することができます。
リアルタイムで労働時間のチェックが可能で、月の途中でも仕事が集中している社員を効率的に発見することができ、業務の再配分を行うことや、過度な時間外労働を防ぐための改善を行うことができます。
長時間労働を抑制し、社員が健康を保持しながら労働以外の生活時間を確保できるよう、健全な労働環境の整備に貢献します。
タイムカードに関して、大きく３つの問題点があります。
1.勤怠管理の時間が正確に記録されていない
2.手作業や集計が多く、非効率である
3.集計されるまで残業時間が把握できない
タイムカードの問題点を改善するには、システムを導入することが最も効果的です。
1.勤怠管理の時間が正確に記録されていない
システムへログイン（本人認証）し、勤怠時間を記録することで可能です。フェリカや指紋認証で記録を取ることも可能です。
また、遡って記録の修正を禁止する機能で、改ざんを防止することが可能となります。
一度、記録した時間をまったく修正出来ないのも問題ですので、上長との承認機能で承認後は変更を禁止する場合が殆どです。
2.手作業や集計が多く、非効率である
システム（コンピューター）が得意とする機能です。
勤怠時間を記録（打刻）すると共に、時間の丸めや勤務時間や残業時間を自動集計することができます。
また、従業員、グループ（部門）、全社単位での集計もリアルタイムで行い、クラウドを利用することで、場所と時間を選ばず何処からでも確認することができます。
毎月度、従業員ごとにタイムカードを準備し回収する作業も無くなります。
3.集計されるまで残業時間が把握できない
上記同様に、リアルタイムに従業人・グループ・部門・全社の勤怠情報が確認できます。
そして、問題は導入費用ではないでしょうか？
高額で高機能なシステムを導入しても、費用対効果を考えませんとシステムを導入する意味がありません。
最近では、クラウドを活用することでシステムの導入・運用費が削減できます。
クラウド型の勤怠管理やタイムカードシステムを検討しては如何でしょうか。
タイムカードの出勤・退勤の打刻押し忘れや間違い打刻はありませんでしょうか？
また、直行直帰では打刻が出来ません。その場合は上司に報告し押印していただくことになると思います。
■問題点の第一は、勤怠時間の記録が正確に記録されていないことになります。
複数に拠点がある場合、拠点や派遣先からタイムカードの回収が必要です。
また、個人ごとのタイムカードを毎月度準備する必要があります。
回収後、月末や締日に担当者や特定の人に勤怠時間の集計など作業が集中してしまいます。
もし、記入漏れやミスがあれば勤怠時間の再計算が必要になります。
そして、打刻漏れや打刻ミスの場合、本人に電話での確認が必要になります。
■問題点の第二は、手作業や集計が多く非効率である。
勤怠時間や残業時間が集計するまで分らない。
仕事や業務単位での残業時間が分らない。
人や部門単位で残業時間が分らない。
残業時間や業務改善を行う場合の元になる情報が把握できていない。
■問題点の第三は、残業時間などが把握できていない。
上記のようなことが、タイムカードの問題点ではないでしょうか。
このような問題点を改善するには、システム化が最も効果的です。
一度、クラウドを利用したタイムカードのシステム化を検討してみては如何でしょうか。