ボードに張る名札の管理について考えてみましょう。
一人につき三枚の名札を用意して、警備員が退職すれば、名前を手で消さなくてはなりません。
警備員が入社すれば、また名前を手で記入すると作業の繰り返しです。
警備員の入社・退社に伴い、名札の名前の消去、記入作業は続きます。
これと同じ作業を、パソコンでも行っています。
そして、配備された警備員は現場名の下欄に貼り付けて、待機の警備員はボードの最下段に貼り付けたりします。一人三枚の名札と共に。
この場合、未配備の警備員の数を瞬時に把握することは難しいのではないでしょうか？
警備員を配備する場合、警備員一覧表から名前のデータを切り取り、現場欄へ貼り付けます。
そして、警備員一覧表に残っている名前のデータを未配備の警備員の数として把握しているのです。
確かに慣れている人ならば、それがルーティンワークとして成り立ちますが、慣れていない人には難しい作業です。
現場警備員の配置管理の効率化と省力化が行える、クラウドを利用した警備管制システムを一度、検討されてみてはいかがでしょうか。
架空の警備会社では、
壁に大きなボードが数枚掛けられています。
そのボードには、工事現場名とその下には、今日・明日・明後日と日付が書かれています。
そして、その日付の下の欄には、配置される警備員の名札が貼られています。
それを見れば、誰でもが分かる警備員の配備一覧です。
色々工夫し配置ミスや抜け漏れが無いように行う作業には必要なことです。
しかし、この方法はやりやすい面も多々ありますが、改善できることもあります。
名札は磁石で出来ており、今日・明日・明後日と連続勤務する警備員は、それぞれの欄に名札を三枚貼り付けることになります。
そして、同じものがスタンドアロンで使用されているパソコンにも入力されています。
一見、可視的で業務は共有されているように見えるかも知れません。
しかし、良く考えて見れば、まずボードに貼られた名札。何かの衝撃で落ちてしまう事もあるかもしれません。
そして、日付が変われば、名札を一つ一つスライドさせていかなくてはなりません。
パソコン業務は、明日という日付を今日という日付に変更が必要になります。。
警備員が休めば、ボードの名札とパソコンの名前も替えなくてはなりません。
ＰＣへ保存されることは電子化され配置情報をバックアップする役目もあります。
また、電子化された情報は加工が行い易く、請求業務の付きあわせや情報の共有化ができ、活用することは必要な事です。
それでも、この方法より効率の良い方法に改善することは可能なのではないでしょうか。
例えば、会社に於ける人事異動の業務。
Aさんは経理部、Bさんは総務部という具合に人事異動を行います。
この業務は、一旦配置が済めば、しばらくは変動がないでしょう。
しかし、警備員を配備する業務はどうでしょうか？
警備員は、社内ではなく現場に配備されるのです。
工事現場の例を考えて見ましょう。
現場は多岐に渡ります。市街地、山岳部等々。
この場合、考慮しなくてはならない事がいくつかあります。
例えば、現場には工期というものが存在するのです。
作業が終われば、また別の現場へ移動。短期の場合もあれば、長期にわたる場合もあります。
その終期は実にまちまち。人事異動のように、ある時期が来たら・・・という訳にはいかないのです。
現場の場所、工期、配備開始時間といった管理項目が必要になってきます。
警備員自身の情報も必要になってきます。これを全て手作業でこなすのは、大変な作業ではないでしょうか？
やはり、効率的な配備を目指すなら、システムの導入が必要不可欠になってくるのではありませんか？
今、行っている業務・・・それが、一番正しいor効率的だと思っていませんか？
こう聞かれて、そう思うと答える人も多いのではないでしょうか？
そうなのです。
今、ご自分がやっている業務・・・自分のやり方で、考えたのですから、それが一番効率的だと思ってしまっている方も多いはずです。
しかし、“井の中の蛙大海を知らず“ということわざがあるように、外の世界に目を向ければ、また別のやり方が見つかるかも知れません。
それは、自分では考えられなかった、より効率的なやり方かも知れません。
今は、真にコンピューターシステムの時代です。
コンピューターに任せられる業務はコンピューターに任せて、そして空いた時間は別の業務で有意義に使ってみてはいかがでしょうか？
そうすれば、今までの自分が行っていた以上の業務がこなせるかも知れません。
そうすることによって、従業員一人一人の生産性向上へと結びついていくのではないでしょうか？
今後、本プログでは、効率的なコンピューターシステムを解説していきたいと思っています。