システムを導入すれば、警備員の配備を行う担当者の負担は軽減されます。
という事は、労務コストの削減にも結び付くのではないでしょうか。
そうなれば、空いた時間を更に別の業務に活かせます。
この事は、過去のブログでも述べてきた通りです。
また、システムで登録・追加・削除・変更などの操作は、全員が共有出来るのです。
従って、業務の属人性の排除にも結び付きます。
全員が共通のデータを基に、業務が遂行されるのです。
担当者に聞かなければ分からないから、画面を見れば誰でも分かる化が実現されるのです。
更に、日々入力されたデータは、システムに蓄積されていきますので、後日、過去の業務内容・実績などの分析にも役立たせる事が可能となるのです。
いわゆる、経営分析に使える訳です。その分析から今後の実績を予想する事や営業戦略に役立たせてみてはいかがでしょうか。
日々の業務が将来の戦略に結びつくというものです。
どの企業でも、業績を伸ばしたい。そんな事を思うのは当然の事でしょう。
システムの運用で、警備員の配備業務は飛躍的に短縮されます。
だが、業務が短縮されればそれで良いというものではありません。
逆の事を考えてみましょう。それは、配備されなかった警備員の方の事です。
つまり、予定がない警備員の方は一体どう考えているでしょう。
週休二日制が定着している昨今、一日や二日予定が無くてもそれは当たり前と考えられますが、数日間連続して続けば、その警備員は仕事がもらえない、この会社にいても稼げないなどの理由で退職を考える人も出てこないとは限りません。
警備員の方の定着率の向上を目指す為にも、均等に仕事を割り与える事も重要なのではないでしょうか。
警備依頼をされるお客様に対して、警備員の数が足りないなどの理由で受注の機会を減らさないように努める事も必要でしょう。
今までは、上番下番の電話応対に追われていた業務。
でも、それがシステムを導入する事によって解決されます。
その意味するところは、不測の事態に早めに対応が可能となる事です。
例えば、急な欠勤、遅刻、体調不良などによる早退などである。
現場では、警備員の未着による業務遅延などが発生してしまうと、警備業務をご依頼したお客様に多大なご迷惑をお掛けする事にもなりかねません。
システムで配備する警備員が決まれば、その逆に未配備の警備員が一覧で分かります。
警備員の欠勤報告を受けたら未配備の警備員一覧表から適切な代替要員を素早く配備させる事も出来るし、体調不良で早退を希望する警備員にだって対応出来ます。
上番下番の連絡に追われていれば、上記の不測の事態に対しては対応が遅れてしまう事もあるかも知れません。
このような事が、解消されるという事は、会社にとってお客様の満足度向上にもつながるのではないでしょうか。
システムにデータは蓄積されていきます。
ある程度データを蓄積出来たら、営業部門に役立つデータを作ってみては如何でしょうか。
例えば、警備員の配備実績などがあげられます。
どの受注先から、どの位の人数の警備員配備実績があったか、などです。
営業部員は、受注の多い業者には感謝の意を表し、受注の少ない部門には、受注増を働きかける事でしょう。
また、警備実績ですが、今まで受注のあった業者で、ある時から全く警備員の配備要請が来なくなった業者の情報を提供してあげるのも、営業部門にとっては効果的かも知れません。
業者が既に倒産してしまっているなどの、特別な事由がない限り、他の警備会社に変更されてしまった可能性があるからです。
そうした業者には、営業部門が今後、重点的に営業活動を展開していく事になるでしょう。
警備管制システムの導入により、上番・下番業務が飛躍的に短縮される事は、今まで述べた通りです。
さて、上番・下番が自動的にシステムに反映されるという事は、警備員の労働時間が把握出来るという事も意味しています。
下番－上番－休憩時間＝労働時間という事になります。
その一か月の合計時間が、警備員一人一人の総労働時間という事になります。
勤怠管理の側面から見れば、特定の警備員に業務が集中していないか？
連続勤務により、休暇付与はどうなっているのか？
また、その逆に、全くといっていい程、配備予定のない警備員はいないか、等々です。
健康管理の側面から見れば、特定の警備員への業務の集中を分散する事により、メンタルヘルスの支援にも役立つのではないでしょうか。
一つのシステムを導入する事により、そして入力されたデータを活用する事により、様々な業務に活かせる可能性があるのです。
せっかくシステムにデータを蓄積させているのですから、そのデータを最大限に活用しては、いかがでしょうか。