IT技術の浸透に伴い、特に大企業ではシステムの複雑化が加速しています。
そして、そのシステムを運用する部署には大きな責任がのしかかります。
システムの運用に関しては、手を抜けないと言ったところでしょうか。
システムは決められた通りに運用すれば、アウトプットとして欲しい情報が欲しい時にいつでも簡単に活用することができます。
しかし、誤った操作、簡単に言えば誤ったデータを入力すれば誤った情報が、アウトプットされてしまいます。
こういった属人的な作業を自動化する方法もあるが、人的な作業をただ自動化すれば良いというものではありません。
システムの運用を正しく行う事は勿論ですが、ここで大切なのは、システムに何を求めているのかをきちんと洗い出し、その上でシステムを駆使していくことでしょう。
そうする事によって作業の省力化が図れ、更には生産性を高めていく事に繋がるのではないでしょうか。
企業には様々な日報や報告書などがあり、集計作業を行っています。
人が業務において手書きによって作業を遂行していく場合、作業後そのデータを活用しようとした時、社内で保管されている資料を集計、分析するには多くの労力や時間が必要になってしまいます。
この手書き作業をパソコンに入力することで、欲しい情報が欲しい時に簡単に活用することが可能になります。
無駄な時間を費やす必要がなくなります。
また、パソコンで処理されるものは、全員が共有して閲覧も出来る為、手書きの報告書のように回し読みの必要もなくなります。
しかし、手書き作業が完全になくなるものでもありません。
個人用のメモは、一々パソコンで処理するよりは、手書きで済ませた方が早いかも知れないからです。
システム導入のメリットとして、全員が情報をリアルタイムに共有出来る事があげられます。
担当者に聞かなければ分からないから、パソコンの画面を見れば誰でも分かる化になるからです。
管制の業務で重要なのは、警備予定や警備員の配置情報などが有ります。
その情報は、パソコンの画面からリアルタイムに閲覧する事が可能となります。
その逆に、未配備の警備員の情報も閲覧出来る訳ですから、あと何人分の受注が可能かも分かります。
この情報を営業部員に提供すれば、オーバーブッキングは無くなる事でしょう。
仮にオーバーブッキングが発生すれば、本来休暇を与えなくてはならない警備員に対して、出勤を強制する事にもなりかねません。
いわゆる過重労働に結び付いて行くわけです。
過重労働の連続は、警備員の質の低下に結び付くだけでなく、ストレス過多の原因にもなります。
その結果、会社自体に悪いイメージを与えてしまうかも知れないのです。
上番・下番の時刻が分かれば、勤務情報としても活用出来るという事は以前にも述べました。
では、どう連動させる事が出来るのでしょうか？
弊社の警備管制システムは、警備員の勤務状況を一覧表にしてCSV形式で出力する事が出来ます。
この情報を勤怠管理部門に持って行けば、それだけでも助かるのではないかと思います。
でも、この方法だとペーパーなので、勤怠管理部門がその情報を一々入力しなければならない事も事実です。
そこで、弊社では上番・下番情報をタイムカードシステムと連携し送信登録が出来るように設計されています。
そうなれば、勤怠管理部門の担当者が入力する手間は省けます。
当然、タイムカードシステムの新たな導入は必要となって来ます。
しかし、せっかく警備管制システムのデータが活用出来るのですから、使わない手はないのではないでしょうか。
それに、データの出どころは一つなのですから、管制部門の勤務状況と勤怠管理部門で計算した警備員のデータが不整合という事も無くなるのです。
初めて取り組む事に関しては、誰だって戸惑うものです。
初心者なのだから、それもいたしかたない事です。
システムを導入する事だって、同じことなのかも知れません。
しかし、システムは業務効率を高めるために導入するものです。
従って、業務として毎日使いこなしていけば、当然慣れてくるものなのです。
人間慣れてくれば、更に欲求も出てきます。
こんな事は出来ないのだろうか？あんな事が出来たら、もっと効率的に業務を遂行出来るのに・・・等々。
色々と試して見たくなる事も増えてくる事でしょう。
その結果、こんな事も出来るのか。あんな事も出来るのか、等々、新しい発見も生まれてくることでしょう。
こういったチャレンジ精神が、しいては業務の効率化を推し進める成果として現れてくるのではないでしょうか。
入力された内容は瞬時に処理してくれるシステム。その成果物を、あらゆる方向から業務の効率化に努めて行く事が出来るのです。
警備管制システムは、警備員の手配状況や前日の手配連絡、警備員の重複手配など一目で状況が確認でき、配置に関するミスの防止に役立ちます。
また、複数の担当者や複数の営業所から警備員の配置情報や上番下番情報がリアルタイムに確認することができます。
クラウドを利用した警備管制システムを一度、検討されてみてはいかがでしょうか。
