上番下番報告は特定の時間帯に集中します。
一般的な上番下番連絡だったら、手慣れた担当者ならすぐに処理する事も可能でしょう。
しかし、問い合わせ電話だったらどうでしょうか。
例えば、道に迷ったので教えて、といった内容のものだったら。
通常、カーナビや携帯端末やスマフォを持っているなら、画面に地図を表示して自分で解決する方法も見いだせるでしょう。
しかし、警備員の方は一般的に年配の方が多いのが現状です。
端末の使用方法の分からない方もいるでしょう。
そのような電話に応対している間は、他の担当者だけで、上番下番の電話を取らなければなりません。
益々、なりっぱなしの電話が増えてしまいます。
前にも述べましたが、警備管制システムを導入し電話通話の上番下番報告機能を使えば、現場警備員からの上番下番報告を、電話通話による自動報告によって、システムへ自動的に登録を行います。
上番下番報告時の混乱は解消されます。
という事は、その分を警備員の問い合わせ電話に対応出来る事になります。
鳴りっぱなしの電話から解消される分だけ、警備員の方に丁寧に応対出来る事になる訳です。
警備管制システムで得られたデータを更に活用する方法について述べたいと思います。
会社の組織は、各部門に分かれています。
しかし、業務は繋がっているのです。
そこで、例えば、警備管制システムで得られた上番・下番データ。これは、勤務時間のデータとしても活用出来るのではないでしょうか。
そうすれば、労務管理部門は一から勤務時間を計算しなくても済む事になります。
また、管制の担当者は警備員と深く関わっている事と思います。
勤務時間が分かるのですから、過重労働となっていないかも管理出来るでしょう。
この事は、メンタルヘルスという観点から側面支援に役立つ事と思います。
更に、現場毎の警備員単価が分かれば売上管理部門もそのデータを活用出来るかも知れません。
各部門が各々一から計算するよりも警備管制システムにより正確なデータをより早く得ることが可能になります。
会社には、様々な部門があります。
そしてその業務内容も様々だと思います。
最終的には、結果は同じであるのに、そこへ至るのにプロセスが異なる場合だってあることでしょう。
システムと会社のプロセスが異なる・・・何て事もあり得る事かも知れません。
この場合は、どうすれば良いのでしょう。
システムを変更するには、費用が掛かります。
そして、変更するまでの間は、システムをストップしなければならない・・・なんて事もありうるかも知れません。
だとしたら、自社の業務内容をシステムに合わせる事も選択肢の一つではないでしょうか。
結果は、同じなのです。ただ、そこに至るプロセスが異なるだけなのですから。
どうしても、システムに業務内容を合わせられなければ、それは仕方ありません。
しかし、費用を掛けずに業務内容をシステムに合わせられるのでしたら、そうする事も節約の観点から必要ではないでしょうか。
警備員の方の年齢は、一般的に他の業種と比べて年配の方が多いのではないでしょうか。
また、転職組の人も多いのではないでしょうか。
システムを導入して、警備員の上番・下番の業務が軽減されたら、今度は警備員の方への配慮等に目を配ったらいかがでしょうか。
以前にも述べましたが、警備員が自宅から現場への直行の場合には自宅から近い現場に配備してあげるのも配慮の一つではないでしょうか？
自宅から現場までが遠いと、それだけでエネルギーを消費しかねません。
また、特定の警備員に作業が集中しないようにしてあげるのも思いやりでしょう。
年配の方の場合は、連続的かつ長時間労働は健康を損なう場合もあり得ます。
こういった、警備員の方への配慮・思いやりこそが、しいては警備員の定着率向上に役立つのではないでしょうか。
警備管制システムなら警備員の配置を効率よく行え、警備配置漏れを確認することや重複手配を防止することができます。
よく縦割り型の組織という言葉を耳にしますが、縦割り型の組織は、その部門の業務はその部門で処理し、その情報はその部門に留まります。
しかし、前工程・次工程が存在する部門はどうでしょうか。
自部門以外の情報も必要となる場合もあります。
その場合、担当部門まで足を運んで情報を仕入れに行かなければなりません。
せっかく足を運んでも担当者が不在であれば、その場で情報を得られない事だってあり得ます。
ITシステムを導入すればどう変わるのでしょうか。
ITシステム導入においてメリットとして挙げられるのは、会社の情報を一元管理出来る事にあります。
自分の机上のパソコンを使い情報を必要な時に、しかも瞬時に取り出せるのです。
それは、情報の共有化でもあります。
皆が、情報を保有している部門まで足を運ばなくても、欲しい情報が欲しい時に取り出せるのは、業務効率の向上以外に他なりません。