システムを効率良く運用していく為には、登録・追加・修正・削除といった業務をこまめに行い、常にシステムを最新の状態に維持していく事が必要です。
例えば、新規の現場から警備員の配備要請があったとします。
その場合、新規の現場を新しく登録しなければなりません。
そして、その現場に配備される警備員の名前も登録します。
配備する警備員の人数が増えれば、追加します。
逆に、減少すれば削除します。配備する警備員名に変更があれば、修正します。
このように適宜、登録・追加・修正・削除を行っていくことが、システムを効率よく運用していくための、“鍵”ともなるのです。
そして、どの項目一つを怠っても、業務には支障が出てしまいます。
システムは業務の流れそのものでもあります。
その流れを止めない為にも、上記の四大要素をきちんと処理していく事をお勧めします。
その結果は、業務効率や生産性の向上に繋がることでしょう。
最後に、効率よく運用していくのは、システムそのものではなく、人間だと言う事を再認識しましょう。
手作業とコンピューターシステムの違いは何でしょうか？
どの業務にも、計算業務はつきものかと思います。
この計算業務なのですが、簡単な計算業務なら、誰が行っても誤りは少ないかと思います。
しかし、膨大な量の計算業務ともなれば、人によって計算結果が異なるという事が出て来ても不思議ではないでしょう。
この膨大な量の計算業務をパソコンで行ったら、どうでしょうか？
一番簡単な計算ソフトのエクセルを例にとってみましょう。
縦列に膨大な数値を入れていきます。
数値は、いくつでも構いません。
入れ終わったら、最後の数値の下に、集計関数の“Σ”を表示さて、“enter”を押すだけで、瞬時に合計が表示されるのです。
このように、手作業だと時間も掛かり、誤りも起こりやすい計算業務もコンピューターシステムでは、瞬時にして正確なデータを得られるのです。
コンピューターシステムに任せられる業務は任せる事が効率アップと言えるのではないでしょうか？
システム運用に慣れてくると、今までの作業、例えば警備員の上番・下番連絡の電話応対業務などは削減されて来ます。
その空いた時間を、警備員の労務管理などに当ててみてはいかがでしょうか。
昨今、過重労働の問題などが叫ばれています。
労使間で定めた時間外労働の範囲を大幅に超える状態ですが、特定の警備員がオーバーワークとなっていないか。
また、その逆に、配備の依頼の少ない警備員は、存在していないか・・・などです。
警備員だけでなく、人間は過重労働が連続すると、ストレス過多に陥り、しいては“うつ病”などの発症原因にもなりかねません。
これは、当社のストレスチェックシステムのブログでも紹介させていただいております。
警備員を配備する側としては、彼らの健康保持増進も考慮し、働きやすい環境作りも必要ではないでしょうか？
警備員への配慮の気持ちを持つことによって、更に管制の方々と警備員のより良い信頼が生まれて来るのではないでしょうか。
システムにおける運用・操作はルーチンワークでもあります。
システムの操作をマスターすると、人間は更に“欲“というものが出てきます。
例えば、こういう事が出来ればもっといいのに・・・などです。
そうした時にこそシステムに機能を追加すればよいのです。
前にも述べましたが、初めから多機能を要求してもシステムに熟知しないと使いこなせない場合があるからです。
逆に言えば、需要が出て来るまでその機能を寝かせてしまったりする場合もあると言う事です。
システムに熟知してくれば、業務に要求される明確な機能が鮮明に頭に浮かんでくるはずです。
それも、最初から装備されている機能とは別の物かも知れません。
システムは拡張出来ますので、要求する明確な機能が出て来たならそれを追加すれば事足ります。
例え費用対効果が小さくても、業務効率が拡大するのなら追加して見るのも良いでしょう。
システムやパソコンと聞くと、何かと拒否反応を示す方も多いかと思います。
無理もありません。ここ半世紀足らずの間に急成長を遂げて来たのですから。
そして、今も発展し続けているのです。しかし、考えて見ましょう。
今や、どの会社のどの事務所へ行っても担当者の机上にはパソコンが置かれているのです。
一昔前までは、机上には分厚い台帳が置かれていたことを思い出します。
その台帳に匹敵するのが、パソコンに記憶されたデータなのです。
台帳だと一々めくりながら、目的とする情報を探さなくてはならないのに対し、パソコンには「検索」機能というものが備わっています。
台帳のようにめくって探さなくても、パソコンの検索欄に項目を入力すれば、パソコンが目的の情報を探してくれるのです。
誰でも最初は初心者です。しかし、パソコンと向き合って仕事をしている内に、知らないうちにパソコンセンスは備わって来るものです。
まずは、習うより慣れましょうといったところでしょうか。