実際にシステムを導入するにあたって、準備しておくべき点は何でしょうか。
まずは、各担当者に参加いただき、システムの運用方法や操作方法の説明会を実施します。
今までは、手作業で行っていたものが、入力や出力操作へと作業内容が変化する訳ですから実際に操作してみるのが効果的かも知れません。
また、システムを実際に運用していくうえで、当然分からない事なども出て来るでしょう。
そうした場合に備えて、問い合わせ窓口を決めておくとよいでしょう。
導入当初は、システムに慣れるために、マニュアル通りに作業を進めていく事と思います。
ただ、ここで注意しなくてはならないのは、導入後しばらく経過するとまた手作業に戻ってしまう、或いは未入力の原票が山積みされていたり、などという事が発生しないようにする点です。
定期的にきちんとデータが処理されてこそ、システムは活かされるという事をきちんと理解しておく事が大切なのではないでしょうか。
テレビのリモコンボタンを見てみると、かなりの数のボタンがある事に気が付くはずです。
これらのボタン全てを使いこなしている人は、そうはいないでしょう。
家電製品を購入する場合、こんな機能もあんな機能もあるなどと多機能を売り物にしている商品が多々あります。
でも、実際に使用しているのは、ごく一部の機能ではないでしょうか。
これは、使用していない機能までお金を払って購入していることに、他なりません。
システムを導入する場合だって、同じことが言えるのではないでしょうか。
多機能システムである事は、導入時説明を受けているから分かっているはずです。
しかし、導入して見れば、全く使用しない機能だったりする事に気付かされる場合もあります。
先にも述べた通り、無駄遣いに他なりません。
では、システムを導入する場合の注意点はどのようなものなのでしょうか。
システムを導入する事により現状の業務がどう変わるのか、まずは現状の業務の流れをしっかり把握しておく事が大切です。
つまり作業効率の飛躍につながるのか、操作性は、簡単明瞭か、標準化は、等々です。
そして、最初は自社で必要とする機能が装備されているものを導入しましょう。
システムは拡張できますから、必要となった機能は後から導入すればよいでしょう。
最初から、多機能システムを導入して、実はこの機能は使用しなかったとなれば、費用の無駄遣いに他ならないからです。
システムを導入する事のメリットが確認されたら、後は実際に使って見る事が重要となります。
今まで手作業で行っていた業務が、今度は入出力業務に変わるのですから、多少の戸惑いはあるかも知れません。
それでも、使用されている間に、警備に関する情報共有が計れ、管制機能の集中化が可能となり、管制業務の人員削減につながるのではないでしょうか。
そうすれば、システムを導入したメリットを実感出来る事でしょう。
警備員の現場配備業務は効率的な配備が望まれます。
現場はというと、市街地であったり、遠く離れた山岳部であったりとまちまちです。
警備員は、一旦会社に集まってから現場へ赴く場合とそうでない場合が在るかと思います。
直接、現場へ赴く警備員の場合ですが、効率を考えるなら警備員の自宅から近い警備員を配備した方が、効率的ではないでしょうか。
移動時間の短縮が図れるからです。
では、どの警備員が自宅から現場へ最も近いのか？それを調べるには、警備員の住所情報が必要でしょう。
その必要な情報を予めパソコンに入力しておきます。
そうする事によって、現場の地域を入力すればその地域に住んでいる警備員の情報が、パソコンの画面に表示されます。
それを元に、警備員を配備すれば移動時間の短縮に繋がります。
システムの導入は、警備員の方にとってもメリットになるはずです。
年度末は、官公庁の業務が集中する時期でもあります。
警備員の配備も忙しくなるはずです。
ここで、大事なのは、今現在、何人の警備員が配備可能になっているか？と言う事ではないでしょうか。
配備待ちの警備員が10名しかいないのに、それを超える受注をしてしまったらクレームにもなりかねません。
前回、お話したように受注があったら、それをリアルタイムで更新していかなくてはなりません。
それを怠れば、既に警備員の数が足りなくなっているのに、パソコン上ではまだ警備員が余っているなどという事になりかねないからです。
会社として見れば、受注が多ければ多いほど喜ばしい事かも知れません。
しかし、管制の業務は警備員を効率よく配備して、生産性をあげる事ではないでしょうか。
もしオーバーブッキング等があれば、会社の信用問題にも発展しかねません。
警備管制システムを最大限に活用して、生産性をあげ、業務の効率化を図りましょう。
パソコンは単体で使っていたのでは、意味がありません。
何故なら、情報を得るのに一々そのパソコンの前まで、行かなくてはならないからです。
管制の業務を遂行するのに必要な数のパソコンは確保しておきましょう。
そして、各々のパソコンを繋いで情報を共有出来るようにしておきましょう。
こうすることによって、一人の担当者が更新したデータが他のパソコンにも反映されるからです。
つまり、管制の業務に携わる人全員が共通の情報の元で業務を遂行出来る事を意味します。
大事なのは、例えば、警備員要請の連絡が入ったとします。
その情報は、受けた人がすぐにパソコンに入力する事です。
そうすることによって、常に管制で使用されているパソコンが最新の情報に保てるという訳です。
現在の受注状況、警備員の要請人数等はリアルタイムにパソコンで確認出来るという事に繋がるのです。
警備に関する情報共有が計れ、営業所間の警備員応援や管制機能の集中化が可能となります。