システムの機能の一つ、電話通話の上番下番報告機能は、現場警備員が決められた電話番号へ電話し、システムの音声メッセージの指示に従って上番下番の報告が簡単に行えます。
管制担当者は、システムの画面から現場警備員の上番下番の報告状況を確認でき、緊急な対応も適確に行えます。
管制担当者にとっては、電話での警備員からの応対業務から解放されることは、大きなメリットであり、管制業務の人員削減にもつながります。
では、警備員の方からはどうでしょうか？
警備員は、現場に到着すれば上番報告として、管制担当者に電話で連絡します。
上番連絡は特定の時間帯に集中する為、電話が繋がらない、鳴りっぱなしと言うのも、当然の事としてあります。
早く、現場での所定の位置に配置して、作業に取り掛からなくてはならないのに、中々、電話が繋がらない・・・時間ばかり経過していく。
イライラがつのる、ストレスを感じる、現場の作業開始に間に合わない、などといった事が生じてしまうこともあるのではないでしょうか。
しかし、システムを導入する事によって瞬時に報告が完了するのです。
システムの導入は、管制担当者にとっても、警備員の方にとっても大きなメリットになるはずです。
警備員が携帯電話等で上番・下番がシステムに反映されるためには、前もって現場名及び警備員の配置をシステムに登録しておく必要があります。
警備員の電話番号も同様です。
そうする事によって、警備員が上番・下番を管制に連絡すれば、管制の担当者は受話器を介さず、システムが自動的に反映してくれるのです。
管制の担当者は、机上にてパソコンの画面を見ているだけで、上番・下番状況がリアルタイムに分かるという事になるのです。
上番・下番報告が遅れている現場には、こちらからどうなっているのか、というアクションもとれるはずです。
今まで、集中してきた電話応対という受け身の業務から解放され、こちらから能動的に業務を遂行出来る事に繋がります。
こういった上番・下番連絡一つとっても、システムを導入する事によって大きな改善に結び付くと言う事は、業務の効率化が図れるのではないでしょうか？
クラウドを利用した警備管制システムを、検討されてみてはいかがでしょうか。
通勤ダッシュという言葉があるように、会社に出勤してもダッシュという言葉は存在します。
警備員が現場に到着した事を知らせるために、管制の担当者に電話連絡をする時には、ほぼ、どの現場も開始時間は同じ頃になります。
その時間には、一斉に警備員からの電話がかかってきます。
電話を受ける管制の担当者は、応対に追われる事になるのです。
電話をかけて来る警備員の数に比べて、管制の担当者の数は歴然と少ないのが現状だと思います。
電話が鳴りっぱなし、話中なんて当たり前となってしまいます。
電話を掛ける側の警備員にしてみれば、早く連絡を済ませて、警備業務に入りたいに違いありません。
電話を受ける管制の担当者にしても、早く応対してあげたい、そう思うのも当たり前ではないでしょうか？
このように、電話受付業務一つとっても、社員のストレスを助長しかねない現状があります。
警備管制システムは警備員からの電話通話による上番下番報告、また、管制担当者からの上番下番報告の入力情報を共有し、確認することができます。
電話通話の上番下番報告機能を使えば、現場警備員からの上番下番報告を、電話通話による自動報告によって、警備管制システムへ自動的に登録を行います。
朝夕の上番下番報告の混雑を解消し、現場警備員も電話対応に待たされることがなくなります。
双方の負担が大きく改善されます。
クラウドを利用した警備管制システムを一度、検討されてみてはいかがでしょうか。
電話での上番・下番報告の受付業務が、少しでも改善されれば、それだけ負担は減少し、ストレスも軽減されるのではないでしょうか。
では、どのように改善出来ればよいでしょう。
例えば、予め警備員の携帯電話番号をシステムに事前に登録しておきます。
警備員の方が上番・下番の連絡をすれば、システムが警備員の番号を認識し、自動的にシステムに反映されます。
そうすれば、電話の受付業務が改善されるのではないでしょうか。
上番・下番の時間帯に電話が集中してしまう、電話が鳴りっぱなし、話中などという事もなくなります。
自動的にシステムに反映されていく訳ですから、管制の担当者はパソコンを見ているだけで、その状況が分かるという事になります。
逆に言えば、上番・下番の報告がなされていない現場もパソコンの画面で一目瞭然に分かるという事になります。
電話応対だけではなく、ボード管理からも解放されるのです。
電話通話の上番下番報告機能を使えば、現場警備員からの上番下番報告を、電話通話による自動報告によって、警備管制システムへ自動的に登録を行います。
管制担当者は、システムの画面から現場警備員の上番下番の報告状況を確認でき、緊急な対応も適確に行えます。
クラウドを利用した警備管制システムを一度、検討されてみてはいかがでしょうか。
ボードに変更が生じれば、パソコンも変更しなければなりません。そしてその逆もまた同じです。
これは、同じ作業を二度行っている事になりませんか。
そして、ボードとパソコンの間に差異が生じてしまう事もあります。
その原因を究明する事に膨大な時間を要する事もあるでしょう
そんな二度手間を省くには、どうすれば良いでしょう？
以前、パソコンは連動出来るという事をお話ししました。
そう、パソコンで一元管理してみてはいかがでしょうか。
管制の社員に一人一台のパソコンを用意します。
そして、一台のパソコンでの更新が他のパソコンにも反映させるのです。
クラウド型のWebシステムなら、皆が同じデータのもとで業務を遂行していく事が可能になります。
ボードまで行っては、名札を移動または追加したりといった作業はなくなります。
一見、難しそうに思えるかも知れませんが、やってみると意外にも簡単に出来る事に驚かせられるかも知れません。
現在は、クラウドが普及し多くの企業が導入しています。
企業の規模は関係ありません。中小規模の企業でも簡単に活用することができます。
警備管制システムは警備員の手配状況や前日の手配連絡、警備員の重複手配など一目で状況が確認でき、配置に関するミスの防止に役立ちます。
クラウドを利用した警備管制システムを一度、検討されてみてはいかがでしょうか。
